Case · Røde Kors
Fælles arbejdsgange og service design hos Røde Kors
Kortlægning, analyse og design af fælles forretningsprocesser og services på tværs af Røde Kors' asylcenterdrift i Danmark - der skabte sammenhæng i en fragmenteret, siloopdelt organisation forud for et nyt sagsstyringssystem.
Røde Kors har drevet asylcentre i Danmark siden 1984 på kontrakt med den danske stat. Centrene tilbyder en bred vifte af ydelser - børnehave og skole, aktivering og uddannelse, en sundhedsklinik, socialrådgivning og fritidsaktiviteter. Alene asylafdelingen driver mere end 30 centre, foruden sundheds- og socialopgaver på udrejsecentre.
Da organisationen forberedte implementeringen af et nyt sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), stod det klart, at afdelingerne - Indkøb, Depoter, IT, Budget og Økonomi med flere - hver især kørte lignende processer på deres egen måde, med ringe koordinering imellem sig.
Vores tilgang
Vi kortlagde de eksisterende arbejdsgange på tværs af afdelinger og kombinerede kvalitativ og kvantitativ research med designmetoder:
- Forberedelse og gennemgang af baggrundsmateriale
- Interviews, møder, observationer og workshops på tværs af afdelinger
- Dokumentation af forretningsprocesser, afdeling for afdeling
- Identifikation af smertepunkter og overlap
- Design og kortlægning af ønskede fremtidige processer og informationsflow
- Analyse af risiko, roller, politik og kontrolforanstaltninger
- En implementeringsstrategi, aftalt med interessenter
Resultat
- Nye, dokumenterede forretningsprocesser indført på tværs af afdelinger
- Bedre arbejdsmiljø gennem fælles ejerskab
- Sammenhængende, samlet workflow på tværs af tidligere isolerede funktioner
- Gennemsigtighed mellem afdelinger
- En klar implementeringsstrategi, klar til udførelse
"Symmetric gjorde et fantastisk stykke arbejde med at visualisere vores forretningsprocesser og redesigne dem sammen med os. Det var en meget øjenåbnende oplevelse at se de forskellige synspunkter og dagsordener komme sammen i bokse og flow. Vi har nu et produkt, som vi kan fortsætte med at forbedre og arbejde videre med som én organisation."
Helge Petersen · Projektleder, Røde Kors